Teknik og logistik til konferencer, messer og events

Kontakt os om teknik og logistik Se lokaler og faciliteter Se mødepakker og priser

Alt det, der skal virke på dagen

Når programmet går i gang, skal teknikken ikke stjæle opmærksomheden. Lyden skal nå ud i salen. Præsentationen skal vises rigtigt. Deltagerne skal kunne finde vej, og der skal være styr på opbygning, adgang, strøm, skærme og de mange praktiske detaljer, som skal fungere i baggrunden.

Hos Roskilde Kongres- og Idrætscenter tænker vi teknik og logistik ind fra starten. Vi tager udgangspunkt i jeres program, deltagerantal og de fysiske rammer, så lyd, lys, afvikling og praktik understøtter arrangementet - uanset om I planlægger konference, messe, generalforsamling, koncert, fagligt event eller sportsarrangement.

Det giver jer ro til at fokusere på indholdet, deltagerne og det, dagen skal lykkes med.

TEKNISK BEMANDING PÅ DAGEN

LYD, LYS OG AV-UDSTYR

STREAMING OG HYBRIDMØDER

ERFARING MED STORE ARRANGEMENTER

Inden den første mikrofon bliver tændt

Den tekniske og praktiske planlægning begynder længe før den første deltager ankommer.

Sammen gennemgår vi dagens program, præsentationer, sceneopbygning, publikumsflow, leverandører og tekniske krav. Skal der være oplæg fra scenen, debat, film, livestreaming, udstillere, aktiviteter i flere sale eller opbygning over flere dage? Når vi kender forløbet, kan vi sammensætte den tekniske og praktiske løsning, der passer til arrangementet.

Nogle arrangementer kræver en enkel mødeopsætning. Andre har brug for avanceret lyd, lys, streaming, flere scener eller tæt koordinering mellem sale, haller, foyerområder og leverandører. Jo tidligere teknik og logistik tænkes ind, desto lettere bliver resten af planlægningen - og desto mere ro er der på dagen.

Lyd, lys og billeder - uden unødigt bøvl

Teknik skal passe til arrangementet - ikke omvendt. Derfor begynder vi ikke med teknikken alene, men med det, I skal lykkes med.

Skal alle kunne høre taleren tydeligt? Skal præsentationer vises på skærm, lærred eller storskærm? Skal der være stemningslys i salen, mikrofoner til paneldebatten eller streaming til deltagere, der ikke er fysisk til stede? Vi rådgiver om den løsning, der giver mening i forhold til program, lokale og deltagerantal.

Typiske tekniske løsninger kan være:

Lydanlæg til møder, konferencer, messer og faglige events
Trådløse hånd- og headsetmikrofoner
Projektorer, lærreder og LED-skærme
Storskærme til sale og haller
Scenelys og stemningsbelysning
Visning af præsentationer, grafik og video
Streaming, optagelse og hybridmøder til fysiske og digitale deltagere
Scener, talerstole og øvrigt AV-udstyr

Når programmet er i gang

På selve dagen skal I ikke bruge kræfter på at holde øje med kabler, mikrofoner og skærme. I skal kunne være til stede i arrangementet.

Vores teknikere kan hjælpe med opbygning, test og afvikling og stå klar under arrangementet, når der er behov for det. Det giver tryghed, hvis programmet ændrer sig, en præsentation skal skiftes, lyden skal justeres, eller der opstår noget uventet undervejs.

NÅR ARRANGEMENTET VOKSER, VOKSER KRAVENE TIL OVERBLIK

Et større arrangement kan involvere flere sale, haller, foyerområder, leverandører, udstillere, sceneskift, publikumsflow og samtidige aktiviteter. Her handler det ikke kun om teknisk udstyr, men om timing, koordinering og klare aftaler.

Vi har erfaring med alt fra mindre møder til større messer, koncerter, sportsbegivenheder og events med mange deltagere i Roskilde. Sammen finder vi ud af, hvordan teknik, logistik og afvikling skal hænge sammen, så arrangementet kan vokse uden at blive unødigt tungt at planlægge.

Den tekniske support kan blandt andet omfatte:

Teknisk sparring før arrangementet
Opbygning og test inden dørene åbnes
Teknisk bemanding under afviklingen
Afvikling af præsentationer, lyd og video
Hurtig support, hvis noget ændrer sig undervejs

"STORT OG PROFESSIONELT ENGAGEMENT"

"I Roskilde Kongrescenter oplever vi et stort og professionelt engagement i faserne både inden, under og efter showet, som er med til at understøtte arrangementet. Det er tydeligvis også et sted, hvor publikum kan lide at komme, og det har stor betydning for os.”

Mette Holm Rod, General Manager DGI Verdensholdet

Praktikken bag et godt arrangement

Et vellykket arrangement handler ikke kun om lyd, lys og skærme. Det handler også om, at deltagere, oplægsholdere, udstillere og samarbejdspartnere oplever et hus, hvor tingene hænger sammen.

Udstillere skal kunne komme ind med deres materialer. Deltagere skal kunne finde den rigtige sal. Der skal være styr på adgangsveje, strøm, netværk, skiltning, serviceområder og koordinering mellem de mennesker, der får arrangementet til at fungere.

Vi hjælper med planlægning og koordinering af de praktiske forhold, så opbygning, afvikling og nedtagning passer sammen med resten af programmet.

Bag kulisserne arbejder vi blandt andet med:

Opbygning og nedtagning
Adgangs- og indkørselsforhold
Strøm- og netværksløsninger
Scene- og publikumsopbygninger
Wayfinding og skiltning
Backstage- og serviceområder
Koordinering af flere sale og haller
Logistik ved større arrangementer og messer

Teknik og logistik til messer og udstillinger

Ved messer og udstillinger er det sjældent nok at have styr på lyd, lys og skærme. Udstillere skal kunne komme ind med materialer, stande skal have adgang til strøm, og besøgende skal kunne finde rundt mellem indgange, haller, foyerområder, oplæg og forplejning.

Derfor tænker vi messe-logistik ind som en del af den samlede plan. Det kan handle om indkørsel, opbygning, nedtagning, strømfordeling, skiltning, serviceområder og koordinering mellem arrangør, udstillere og husets team.

Når de praktiske rammer er tænkt igennem fra start, bliver det lettere for udstillerne at forberede sig - og mere overskueligt for deltagerne at bevæge sig gennem arrangementet.

Se muligheder for messer

Teknik og logistik til sportsevents og stævner

Ved større sportsevents og stævner stiller afviklingen krav til både teknik og praktisk koordinering. Lydanlæg i hallerne, speaker-udstyr, skærme, resultatformidling og eventuel streaming skal fungere for udøvere, officials og tilskuere på samme tid - mens adgangsveje, skiltning, omklædning, tribuneopsætning og serviceområder skal hænge sammen med programmet.

Med flere haller, store fællesarealer og erfaring med sportsarrangementer hjælper vi med at planlægge både den tekniske opsætning og de praktiske rammer, så stævner, turneringer, kampe og opvisninger kan afvikles med overblik fra start til slut.

Se sport og fritid

Mødepakker, lokaler og teknik samlet

Når I planlægger møde eller konference, er teknikken sjældent en isoleret del af arrangementet. Den skal spille sammen med lokalet, bordopstillingen, pauserne, forplejningen og den måde, deltagerne bevæger sig gennem dagen på.

Derfor kan det være en fordel at tænke de grundlæggende rammer samlet fra start. Skal der være oplæg, gruppearbejde, frokost, paneldebat, streaming eller middag efter programmet, hjælper vi med at vurdere, hvordan lokale, teknik og praktisk afvikling bedst understøtter dagens flow.

På siden om mødepakker og priser kan I se, hvordan de grundlæggende dele kan samles i én løsning. Er I stadig ved at finde den rigtige ramme for dagen, kan I også få overblik over vores sale, haller og mødelokaler.

Se mødepakker og priser Se mødelokaler og faciliteter

Spørgsmål om teknik og logistik

Teknik og logistik afhænger af arrangementets format, program og deltagerantal. Her finder I svar på nogle af de spørgsmål, vi ofte får, når de praktiske rammer skal på plads.

Hvad er inkluderet i lokalelejen eller mødepakken?

Det afhænger af lokale, arrangementstype og den løsning, I vælger. Ved møder i vores mødelokaler er projektor og lærred eller 110" skærm samt grundlæggende lydudstyr typisk inkluderet. Større opsætninger med storskærm, ekstra mikrofoner, streaming, særligt lys eller teknisk bemanding aftales og prissættes særskilt. Vi hjælper gerne med at skabe overblik over teknik og eventuelle tilvalg, før aftalen falder på plads.

Hvornår skal vi tage stilling til teknik og logistik?

Jo tidligere, jo bedre. Når teknik og logistik tænkes ind fra starten, bliver det lettere at planlægge program, opbygning, deltagerflow og leverandører. Det giver færre overraskelser og mere ro på selve dagen.

Kan I hjælpe med teknik til hybridmøder og streaming?

Ja. Vi kan hjælpe med teknik til hybridmøder, streaming og optagelse, når deltagere skal kunne følge med på afstand. Sammen gennemgår vi programmet, oplægsholdere, platform, lyd, billede og afvikling, så løsningen passer til arrangementets behov.

Hvad koster teknisk bemanding?

Prisen afhænger af arrangementets størrelse, varighed og tekniske behov. Nogle arrangementer kræver kun enkel opstart og test, mens andre har brug for teknisk bemanding under hele afviklingen. Når vi kender programmet, kan vi vurdere, hvor meget teknisk bemanding der er brug for - og hvad der eventuelt kan løses enklere.

Kontakt os med jeres foreløbige program, så hjælper vi med at skabe overblik.

Kan I håndtere teknik til messer og større arrangementer?

Ja. Vi har erfaring med teknik og logistik til både messer, konferencer, sportsarrangementer, koncerter og events med mange deltagere. Ved større arrangementer ser vi blandt andet på strøm, adgangsforhold, opbygning, wayfinding, lyd, lys, skærme og koordinering mellem sale og haller.

Kan I hjælpe, hvis programmet ændrer sig undervejs?

Ja, når der er teknisk bemanding på arrangementet, kan vi hjælpe med justeringer undervejs. Det kan for eksempel være skift i præsentationer, ændringer i mikrofoner, lydniveau, video eller rækkefølge i programmet.

Lad os få teknikken på plads fra start

Har I et program, en idé eller en foreløbig plan? Så hjælper vi gerne med at vurdere, hvad der skal til for at få teknik, opbygning og logistik til at hænge sammen.

Sammen finder vi en løsning, der passer til arrangementets størrelse, lokaler og afvikling - uden at gøre teknikken mere kompliceret end nødvendigt.

Kontakt os om teknik og logistik Send en forespørgsel